行政の手続きで市役所に足を運ぶ必要がたびたびある。行政手続きというと、窓口が空いている時間に行かねばならないこと、窓口混雑で待つ時間、一体どれが必要な書類なのかわからないといった問題点から、煩雑で面倒な印象がぬぐえない。

・市役所へ書類を提出する際の「手書き作業」を減らす実証実験

そんな行政手続きの書類発行を、もっとラクにしてくれそうなサービス開発に取り組んでいるのが株式会社グラファー。「テクノロジーの力で民主主義を拡張する」というヴィジョンのもと、インターネットとテクノロジーを活用し、様々な行政手続きを効率的におこなえる各種サービスを開発・提供しているスタートアップ企業だ。このたび、株式会社グラファーは鎌倉市と提携し、住民が市役所へ書類を提出する際の「手書き作業」を減らす実証実験を開始した。

鎌倉市とグラファーの提携は今回が初めてではなく、2018年11月、鎌倉市のライフイベントに関わる行政手続きをウェブ・スマートフォンでわかりやすく案内する「鎌倉市 くらしの手続きガイド」試験運用版の提供を始めている。

鎌倉市では月に約1500件のライフイベントに関わる手続きが行われており、「鎌倉市 くらしの手続きガイド」には、月間で1000を超えるユーザーのアクセスが記録されている。

・「Graffer® 窓口印刷」、提出書類をウェブで事前に作成しておける

今回始めるのは「Graffer® 窓口印刷」というサービス。市民が「鎌倉市 くらしの手続きガイド」で得た情報をもとに、必要となる提出書類をウェブ・スマートフォンで事前に作成できるようになる。

フォームに必要項目を入力し、表示されたQRコードを鎌倉市役所の本庁舎1階受付に置かれた専用端末へかざすだけで、住民は事前に入力した情報が記入された提出書類をまとめて印刷することが可能だ。このとき、印刷代の費用負担不要なのも嬉しいポイント。

・将来的には、提出までウェブのみで手続きを完了できるようになるかも

今回の実証実験では、手続き書類を作成するときに繰り返し記入が求められる4つの項目（氏名・住所・生年月日・電話番号）を事前入力の対象としているが、今後は住民の活用状況に応じて項目を増やす予定。

現段階では住民が市役所の窓口まで足を運んで手続きをおこなう必要があるが、将来的にはウェブ・スマートフォンのみで手続きを完結できるよう、機能開発を進めていくという。

窓口で何度も同じような書類記入をおこなうのは面倒だし、時間もかかってしまっていたが、オンラインであらかじめ作成しておき、市役所では出力・提出だけで済むというのはとても効率的。今後全国の自治体に広がっていってほしいものだ。

Graffer® フォーム
鎌倉市 くらしの手続きガイド
株式会社グラファー
手続き書類を「書かない」市役所へ「Graffer® 窓口印刷」鎌倉市にて実証実験を開始　PR TIMESリリース