会議室が予約されているはずなのに、行ってみると誰も使っていないといった会議室の『空予約』を、社内でよく見かけないだろうか？

そんな、どこの会社でもある悩みに着目したのが、オフィス構築を手がける専門商社の、内田洋行だ。

クラウド型会議室予約サービス「SmartRooms (スマートルームズ)」は、会議室の稼働率を上げるためのクラウドサービス。この新しい取り組みを、株式会社内田洋行、情報事業本部企画部の深川梓（ふかがわあづさ）氏に話を聞いた。

Q、ずばり、「SmartRooms (スマートルームズ)」とはどのようなサービスですか？

「会議室の空予約を解消するシステムです。

オフィスワークで日常的に利用されている予定表などと関連づけて会議室予約が行えるもので、円滑な会議室予約・利用を実現します。

会議室の出入口にタブレットを取り付けて、その画面には、『入室待ち』『空室』『使用中』というステータスが表示され、ひと目で会議室が空いているのかが分かります。」

Q.そもそも、どのような経緯でこの商品を開発する事になったのでしょうか？御社の簡単な概要と、このサービスに発展した経歴を教えてください。

「これまで内田洋行では、オフィス分野では“働き方変革”をテーマに、オフィスのこれからの働き方と働く場のあり方を見直すチェンジワーキングの活動や、ICTを自在に活用するオフィス環境の構築を推進してまいりました。

近年、ビジネスシーンでは、プロジェクトベースで様々な人が参加する会議が増え、ミーティングが重要視されています。特に、会議室自体をどう運用していくかについて課題が浮かび上がってきました。

ちょうど企業でのグループウェア利用の浸透やタブレット端末やクラウドビジネスの普及という時代の流れもあり、空間デザインと情報システム分野の両方にノウハウを持つ弊社オリジナルの製品としてSmartRoomsが企画されました。

会議室がいつもいっぱいで予約がとれないなど、運用に悩みをお持ちのお客様からは『まさにこんな製品を探していた！』と言われます。」

Q、SmartRooms (スマートルームズ)」の会議室予約、自動的キャンセルシステムなどの仕組みついて、詳しく教えてください。

「グループウェアから会議室を予約すると、部屋前にあるタブレットには予約状況が表示されます。

会議室入室時には「入室ボタン」を、退室時には「退室ボタン」を押すことで、会議室利用「実績」を管理します。

また、会議室の利用終了時間はグループウェアにも反映されるので、早く会議が終われば、他の会議の予定を入れることができます。

また、予約開始時間から一定時間経過しても入室されなかった場合、自動的にグループウェア上の予約は解除され、会議室は空き状態になります。

利用実績は全てログをして収集されており、利用企業様専用のWEBページから予約率・稼働率・会議数・キャンセル数などの利用レポートを閲覧できます。」

Q.このサービスを開発中、苦労した点はありますか？

「SmartRoomsはお客様の利用するシステムでありながら、オフィス空間に設置されるインテリアの一部でもあります。また、会議室は外部からのお客様をお通しする場でもあり、オフィスの顔としての役割もあることから、画面デザインから端末の設置方法まで、非常に気を使いました。

開発段階ではユーザーテストを重ね、また製品は弊社内で実際に日々利用しながら、お客様にとって、また会議室を運用される管理部門の方々にとっての使い易さを追求しています。」

Q、このサービスを利用されたユーザー会社様の反応はいかがでしたか？

「どこの会議室が、何人で、何時間使われているという利用実績情報も全て記録されているので、会議室の稼働率をより上げるためのレイアウトを考案するために役立つとうかがっています。」

Q.今後の他の企業との提携予定や、サービス強化の予定など、将来の予定／企画を教えてください。

「会議室運用は各社によって様々な運用ルールがあるため、すべてを満たす製品づくりは簡単ではないですが、より製品をブラッシュアップしていくためにはお客様からの反応は欠かせません。

お客様からの声をすぐに反映して製品化することができることがSmartRoomsの強みです。

会議は働くシーンの一部ですが、SmartRooms利用で得られるデータは、お客様の生産活動の変化を測るひとつの材料になりうるとも思います。今後はそうしたデータ活用や他のデータとの連携部分まで仕掛けができれば嬉しいです。」

Microsoft Exchange、サイボウズ ガルーン、Google Appsのグループウェアと部屋前端末がリアルタイムで連動・確認が可能で、会議室予約情報がタブレットに反映される点もサービスの特徴。

必要な時に限って埋まってしまっているのが会議室。これをクラウドネットワークでリアルタイムに解決する、画期的なシステムだ。

内田洋行 クラウド型会議室予約サービス「SmartRooms」

（Writer: Saera Jin）