昨今、インサイドセールスなどにおいて、相手方との日程調整を行う担当者の業務が複雑化し、工数が膨大になっている現状があります。また、当日商談をおこなう担当者の割り当て方も、より目的にあった担当者の選択が必要となっています。

そんなニーズにこたえるのが、waaq株式会社が提供する日程調整の自動化管理ツール「waaq Link」。同ツールは社内・社外問わず日程調整を効率化する機能が充実しています。

今回「waaq Link」に、AI（ChatGPT）が最適な担当者を自動で割り当てる機能が追加されました。

日程調整を効率化する法人向けサービス

「waaq Link」は、社内・社外問わず日程調整を効率化する法人向けのサービスです。複数人や大人数での投票型の日程調整から予約受付ページまで豊富に揃っているため、中小企業・ベンチャーからエンタープライズまで幅広く利用されています。

Web会議ツールとの連携が可能

また「waaq Link」は、Web会議ツールとの連携およびURLの自動発行が可能。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsのweb会議URLが日程確定時に自動で発行され、メール・調整ページで共有されます。同サービスは、昨今テレワークの普及によりオンライン会議が急増したことを背景に、1000社以上の企業が利用しているといいます。

Office365（Outlook）やGoogle workplace（GSuite、Gmail）を利用したカレンダー連携が可能なので、既存のツールとあわせて日程調整をより手軽に行うことができます。

このほか「waaq Link」では、ウェビナーなどのセミナー予約フォーム、SMS送信通知機能など多様な機能が実装されています。

AIが担当者を自動選択する機能が追加

「waaq Link」では今回、フォームの回答内容に応じてAI（ChatGPT）が担当者を自動で選択する機能「AIカレンダー自動選択機能」を新たにリリースしました。

事前に登録した指示に沿って選択

AIカレンダー自動選択機能では、事前にAIへ指示内容を登録しておくことで、指定の文言が回答内容にある場合に、設定されたカレンダーを利用するよう指示書を作成します。

たとえば、「打ち合わせ場所が東京都の場合は、東京担当用のカレンダーを利用してください。」「症状が○○の場合は「○○症状担当医師用」のカレンダーを利用してください。」などといった指示例があります。

相手がフォームに入力し、送信すると、AIがカレンダーを自動で選択し、そのなかから可能な時間を表示します。日程が確定すると、割り当てられた担当者にも自動で内容が送信されます。

問い合わせ内容から担当者を自動選択

同サービスの利用シーンとして、たとえば採用面接担当者や社内面談担当者、必要なスキルに応じた担当者の自動選択などが想定されます。また、フォームをLPに埋め込み、問い合わせ内容から担当者を自動選択することも可能です。

日程調整管理を見直すことで、他社と差をつけ、さらなる業務の効率化や商談におけるコンバージョンの増加にもつながりそうです。

参照元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000018.000037294.html

（文・我妻歩実）