商談や面談で複数人が参加する際は、「誰の参加が必須なのか」「任意での参加は可能なのか」が不透明なため、参加者の決定や日程調整が複雑になりがちだといいます。

そんななか、株式会社RECEPTIONISTは法人向け日程調整ツール「調整アポ」に、商談や面談における複雑な参加者設定を可能にする「カスタム参加ルール機能」を追加しました。

スケジュール調整とフォローアップを自動化

調整アポは、商談・面談・Web会議などのスケジュール調整と、当日までのフォローアップをおこなう法人向け日程調整サービスです。

複数人の空き日時を自動でピックアップ。担当者の空いている日時だけを表示する予約ページのURLを顧客やクライアントに送り、相手が都合のいい日を選ぶだけで日程調整が完了します。

そのほか、訪問時に受付をおこなうためのQRコード発行や、Web会議用URLの自動発行など、人と人が会うさまざまなシーンでの管理業務を自動化することが可能です。

必須・任意・代理の参加設定が可能に

調整アポでは、従来の機能で「全員が参加」「誰か1名が参加する」などの出席者設定ができます。

そして今回、「上長が必ず出席し、部署内の誰か1名が参加する」「複数の面接官からランダムに何名かを参加者にする」など、より多様なビジネスシーンへの活用を目的に、カスタム参加ルール機能を追加しました。

同機能では、参加者の設定を詳細にカスタマイズすることが可能。各参加者に対し「必須」「任意」「代理」の参加設定や、参加の優先順位を割り当てることで、複数人が参加する複雑な商談・面談・Web会議の日程調整をおこなえるようになります。

活用できるビジネスシーンの例

カスタム参加ルール機能を活用するビジネスシーンの例をいくつか紹介します。

たとえば、営業部の上長が同席する商談や打ち合わせの場合、上長を「必須」に設定し、参加営業メンバーのうち2名が参加するように設定することが可能です。

また、人事部長が参加する採用面接の場合は、部長を「必須」に設定し、人事部部内の誰か1名が参加するように設定します。

そのほか、カスタマーサクセスが参加する顧客サポートの場面では、営業担当を「必須」、カスタマーサクセスを「部署内の誰か1名」もしくは「優先順位順」に設定するといった活用もあるようです。

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調整アポ

（文・Haruka Isobe）