2022年1月に施行された「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（通称、電子帳簿保存法）」の改正に伴い、帳簿書類の電子化に取り組む企業が増えています。

しかし、書類を電子化するうえで「文書隠蔽や改ざんのリスクがある」「目的の文書を探すのに時間がかかる」といった課題が浮上しているとのこと。

そんななか、株式会社アピリッツ（以下、アピリッツ）は、データの訂正・削除履歴を残せるほか、日付・金額・取引先の3項目から検索できる「デジタル文書管理サービス」の提供を開始しました。

文書隠ぺい・改ざんのリスクが低い

デジタル文書管理サービスは、AIによるデータ入力補助や、クラウド上のデータ保存などをおこなうというもの。企業のペーパーレス化・業務フロー効率化などの支援を目的にしています。

AI‐OCRにより精度の高いデータ入力補助を実行するため、手動でのデータ入力に時間をかけることはありません。AI OCRにより読み取ったデータに誤りがある場合は、データを編集できます。

なお、デジタル文書管理サービスは、データを訂正・削除した履歴が残るシステムのため、文書隠ぺい・改ざんのリスクが低いとのこと。

目的の文書がすぐに見つかる

デジタル文書管理サービスでは、日付・金額・取引先の3項目から検索できる機能を搭載しているため、目的の文書を素早く探し出すことが可能です。

また、企業・部門・担当者のマスタ登録により、デジタル文書の体系的な管理を実現します。

今後は文書登録時に電子署名を付与し保存する「電子署名」、デジタル文書管理システム上で、ワークフローの申請・承認をおこなう「ワークフロー」などの機能を搭載する予定です。

「真実性の確保」「可視化の確保」の課題

電子帳簿保存法の改正により、電子メールやWebを介して受領した契約書、請求書などの電子保存が義務化されました。帳簿書類の電子データの保存においては「真実性の確保」「可視化の確保」など、さまざまな要件があります。

たとえば、データの訂正・削除をおこなった場合、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用することが必要とされています。さらに、日付・金額・取引先などの項目を検索条件として設定できることが求められているとのこと。

そんななか、アピリッツはデジタル文書管理サービスをリリースしました。

PR TIMES
デジタル文書管理サービス
国税庁

（文・Haruka Isobe）