企業の業務効率化をサポートするツールのひとつに業務マニュアルが挙げられます。業務の属人化を防いで再現性を高めたり、教育や研修にかかる時間やコストを削減したりできるマニュアルですが、きちんと管理・運用ができていない企業も少なくないのではないでしょうか。

今回はそんな課題を解消するnoco株式会社のマニュアル＆ナレッジ管理アプリ「toaster team（トースターチーム）」を紹介します。

社内情報資産の管理・活用を加速

「toaster team」は企業やチームの業務効率化・生産性向上を目的としたマニュアル＆ナレッジ管理アプリです。

ナレッジの属人化を防ぎ、業務を円滑にするために欠かせない業務マニュアルですが、作成者によって内容や精度にバラつきがあるWordやPowerPoint、さらには紙媒体等のフォーマットが混在して検索性が低く活用できないといった多くの課題を抱えています。

また、マニュアルの管理方法にもさまざまな課題があります。例えばバージョン管理が不十分でどれが最新版かわからない、グループウェアやサーバー等に点在して一元管理されていないといった課題はマニュアルを利用したことのある人なら一度は感じたことがあるのではないでしょうか。

これらの課題解決に役立つのが「toaster team」。現場のナレッジやノウハウの蓄積・共有・活用を目的としており、ノーコードで簡単に一元化された情報プラットフォームを構築することができます。noco株式会社代表取締役の堀辺憲氏は「toaster team」開発の背景を次のように振り返ります。

情報にたどり着けない、たどりつけても理解できないという社員やスタッフが生まれ、「知らない」から「わからない」、「わからない」から「できない」ことが生まれていく。この負のスパイラルをテクノロジーで解決したいと考えたのが『toaster team』が生まれた背景です。
『toaster team』の名前にあるトースターはパンを焼く家電製品の一般名称に由来しています。見たまま、直感的にパンをトーストできるように、toaster teamでは「誰でも｜かんたん｜インスタント」をコンセプトに、業務に関する情報を誰でも簡単に作成・整理・編集・共有・配信できるUIと機能を設計しています。
一家に一台にあるトースターのように、企業に『toaster team』さえあれば、その日から誰でも簡単に使える、企業の情報インフラとしてお役に立ちたいと考えています。

「toaster team」最大の特長は、「ステップ構造」で簡単に業務マニュアルを作成できることでしょう。マニュアルの作成経験がない人でも、読みやすく理解しやすいマニュアルを短時間で作れるよう、料理レシピのようなステップ形式のUIを採用。これにより、作成者は迷うことなく質の高いマニュアルを作ることができます。

業務効率化や教育コスト削減に貢献、テレワークにも効果あり

「toaster team」で扱えるのは業務マニュアルだけではありません。手順書や日報・月報、議事録、企画書、社内報などの各種ドキュメント類の作成・管理に加え、用語集の登録やニュースの共有など、目的に応じてさまざまな情報の作成や管理を一元的に行うことができます。

すでに累計導入社数が1700社を超えている「toaster team」。マニュアルを整備・管理することで、「新人教育の研修時間が1/3になった」「従業員向けの研修費用が40％削減できた」「マニュアル制作にかかっていた費用が1/10になった」など、導入先企業から高く評価されているようです。

さらに、昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークを導入する企業が増えています。慣れないテレワークでも作業効率を高め、生産性を向上させるためには、作業指示にかかるコミュニケーションコストの削減が重要。また、感染拡大防止の観点から非対面による教育や指導も求められます。詳細なマニュアルや手順書を一元管理し、それを活用することはコロナ禍において企業が抱える課題解決の一助になると言えるでしょう。

最後に「toaster team」をどんな企業に導入してもらいたいか堀辺氏に聞いてみました。

社内の情報共有というお話をすると、ほとんどの企業がファイルによる情報管理で運用されている一方で、それによって生まれる情報共有の歪みや意思決定のスピード損失に気づいていない企業が多いと感じています。情報は共有すれば終わりではなく、社員・スタッフに活用されてはじめて価値が生まれるものです。
社員の業務効率や生産性、スタッフ教育の効率化に課題を感じている企業の課題解決のお役に立てると思います。ぜひ無料トライアルをお試しいただけると嬉しいですね。サービスのご提供だけでなく、導入後のサポート含めてお客様とご一緒に課題解決の伴走に努めたいと思います。

質の高いマニュアルによる業務の属人化防止や教育コストの削減、ナレッジやノウハウ、ドキュメント類の一元管理による情報の資産化など、さまざまな効果が見込める「toaster team」。

今後はスマホだけで動画マニュアルを作成・共有できる機能やよくある質問を管理できるFAQ機能なども計画されており、より使いやすさと業務効率化にこだわったアプリになることが期待できそうです。